「读书」搞定 戴维.艾伦

 

《搞定1:无压工作的艺术》

主要内容:阐述了GTD系统的基础,帮助你建立GTD系统,在任何必要的时候,都能达到高效和放松的境界。面对快速变化的时代和多变的情景,如何更好地掌控生活,做到心如止水,戴维艾伦提出了横向管理工作流程的5个阶段:

  1. 收集;
  2. 处理;
  3. 组织整理;
  4. 回顾;
  5. 行动;

并且进行了详细的阐述,GTD的流程步骤和精要思想皆聚集于此。在控制项目,提出了项目管理五步法:定义目标和原则、展望结果、头脑风暴、组织整理、明确下一步的行动方案。要践行好GTD必须抓好三个关键原则:养成收集的习惯。确定“下一步”。学会关注结果。

《搞定2:提升工作与生活效率的52项原则》

 

主要内容:艾伦提出的简单而高效的原则可以帮助我们精通效率这个心智游戏,即他所谓的“管理你的心智,而不是你的时间”。通过这本书,我们可以学会如何把武术家平静的关注方式拿来,应对每天面对的各种选择、决策以及新情况。每一项原则--从“放慢速度以提升速度”到“未来目标的价值,在于它当前培育的变化”,都在鼓励我们用新颖的方法去思考自己的行为、遇到的阻力和具备的优势。

 

本书以人生中最重要的两件事——工作和生活为主题,提出了效率至上的52项提升原则。艾伦集结20多年的成功实践经验,从五个方面提出了52条经久耐用的有效原则:

  1. 理清头绪,发挥创造力;
  2. 专注;
  3. 建立有效的结构;
  4. 放松自我,开始工作;
  5. 注意基本要素。

例如:理清承担的任务可以更好地选择新任务、一心二用带来压力与失败、目标越明确,实现目标的途径越多、资源越是有限,规划越有必要、过度控制也就失去控制、目光越长远,进展越顺畅、放慢速度以提升速度、坚持做好小事就能产生重大影响、 最伟大的成功源自最惨重的失败等。

《搞定3:平衡工作和生活的艺术》

 

主要内容:“ 阅世课深者笼统的提到所谓现实世界的复杂性,其实多半不过是他们没把问题想清楚而已”。在第11~16章讲的就是摆正世界的问题,通过这5层的划分,我觉得基本上把自己的人生都规划出来了。

  1. 第一层是5万米的高空,就是人生的宪法,是我们一生的宗旨;
  2. 第二层是4万米的高空,就是我们的梦想版;
  3. 第三层是3万米的高空就是我们要实现的目标;
  4. 第四层是2万米的高空就是要学会平衡,8大关注,一个都不少;
  5. 第五层是1万里的高空,就是执行你要做的项目,跑道就是要把你的项目逐个执行。观注要从上而下,执行分类从下而上。

最能说明问题的,莫过于行动。在我们了解了这个5层的高空以后,我们就要在每一层的领域里确定我们的目标和执行的项目只有这样子,我们才能从宏观和微观的角度去关注你的人生规划如果你只是停留在认识的表面上,那么是没有用的。

GTD是Getting Things Done的英文缩写,出自美国时间管理大师戴维艾伦出版的《搞定》系列图书。《搞定》系列图书包括3本:《搞定1:无压工作的艺术》、《搞定2:提升工作与生活效率的52项原则》、《搞定3:平衡工作和生活的艺术》。如果在三本书里面只选一本书来读,我建议你先读《搞定3》,再读《搞定1》会更好。

之前已经看过搞定1 了,本周补齐另外两本书的阅读和笔记分享~

搞定 一

搞定 二

PART 01  理清头绪,发挥创造力

1. 理清思路,确立新方向

抽时间整理邮件或者办公区文件>>>利用恰当工具记录想法>>>更新清单;

2. 知道哪些事情自己尚未做,你才会为之心安

收集想法>>>评估清单中的项目>>>整理归类>>>最佳选择

3. 理清承担的任务,可以更好地选择新任务

专注与合作(高效的处理问题的模式);

4. 要实现未来的目标,首先明确当前的位置

当前的行动和承担的项目;认清自己目前的工作和生活状况,

5. 以有限的可能,去利用无限的机遇

关注积极的结果,对最重要的工作要不断采取后续行动。

6.  一心二用带来压力与失败

先考虑目的、价值观、战略目标等轻重缓急的因素。

7. 有意识地权衡轻重缓急

彻底搞清楚要实现的各种目标,确定轻重缓急,以及完成他们所需要采取的行动。

8. 完成未竟之事,释放自身能量

今日事今日毕,悬而未决的事情会消耗我们的精力。

9. 如果你一直想着某件事,很可能是还没有搞定

写下要做的事,要么立即做,要么“现在不做”,将事情安排给更高明的系统,将精力用于更重要的工作。

10. 只要有空间,创造力就会展现

把全部问题写出来,全面考虑一下,看看采取什么行动,并用一种不断改善的外部系统来处理所有的选择。

11. 渠深流畅

清理、精简生活与工作系统,可以提升我们处理与外部世界之间大问题的能力,从而激发更多无形的力量。

不要自我设限,时刻保持激情。

12. 担忧无益

无意义的担忧却不采取行动,只会浪费时间、耗费精力。

条件允许的情况下尽量少思考,必要的时候尽量多思考。

定期回顾,养成习惯按照适当的间隔加以反思。

13. 你不是你的工作

控制注意力意味着控制经历,因此也意味着控制生命的质量。

处理自己关注的事情,可以做自己在只喜欢做的事情,集中精力和创造力全身心投入。

PART 02 高效关注

14.  想看得更清楚,请从更高处着眼

每当你对事情模棱两可或者是处在焦虑中,请放下手中的工作。把目光投向另外的层面上。

放松自己对观念的束缚,释放自我,提升自己的境界。

清楚自己要实现的目标或最后的结果,作出决定并采取下一步行动。

生活中的成功或许更取决于你接受并启动新游戏的速度,而不是取决于你多么擅长就游戏。

列举出自己需要承担的工作,并加以控制,然后执行完成。

想看得更清楚,需要从大处着眼,1万英里2万英里的角度俯视自己的工作生活。

15. 只有身体力行,你才会知道如何去做

认同的形象和关注的焦点会激发你头脑里的模式——认知机制。

设想即将取得的成果或假想某事已经成为现实,是一种高级技能。

你的自动创新机制受目标驱动,它的运作要考虑目标和终极结果,只要你给他一个明确的目标曲水县,你就可以依靠它的自动引导系统帮治你实现目标。

你最想要得到什么?你当下最关注什么?需要采取行动了

16.  工作足够努力是不可能的

集中精力专注于当下的事情,就不会再想想其他任何事情。

我们需要的是,完成当下的事情,唯一的事情,不去考虑其他事情。

清理心里内存、汇集工作清单,对下一步动作做出更好的选择:如果你真正可以选择需要去做的工作,那么根本不去工作也就简单得多。

17. 精力随心思而动

想要达成自己真正期盼的目标,就需要专心致志。把关注的焦点放到自己聚焦的思想中始终出现的事情上。

只有把大脑中所有的事情都罗列出来,才不会去丢弃其他任何一件事情。才能专注于当下唯一的事情。

对于头脑中优先考虑的事情,要立刻的实行行动。在你脑海中映射存在的事情,需要在一个小时之内把它完成。

18. 目标越明确,实现目标的途径越多

愿景或目标越具体,你释放出的创造力就越大。越是清楚自己做某件事的原因,你探索做好这件事途径的自由度也就越大。

19. 精益求精

不管做什么事情,从现在开始就竭尽全力的去做。

尽力而为的时候,我们并不知道会给自己或别人的人生带来什么样的奇迹。                        ---海伦.凯勒

思维的转变总会带给我一些提升效率的主意和想法,更是公司业务还是日常生活的更多乐趣。

平常喜欢有选择的做事,“要事”会尽力去做,“琐事”会顺其自然。转变一下思维,每件事都尽力做到最好。

20. 关注重心的变化等于结果的变化

如果希望得到不同的结果,那么你就要调整关注的重心。关注什么,什么就会出现(关注点放在哪,收获就在哪)

恢复到“准备好”状态的速度,必要时轻松迅速地放松自我并调整重心,是一种能力。

能迅速调整关注点,就能很好地控制情绪,掌控局面,灵动而不被动!

21. 视角是地球上最贵重的商品

世上有许多事情你视而不见,只是因为你的态度和高度有限。

把事情至于不同的情境中,可能会带来新的想法和解决途径,视角变化可以把最为变幻无常的环境转变为最有力的积极条件。世上有许多事情你视而不见,只是因为你的态度和高度所限。

心态积极的时候,总感觉世界好像总会这样,也就没有必要为其他情况做准备。但是虽然我们有时候考虑周到、头脑聪明、灵感不断,这种情况却不是一成不变的。

找到适合自己的工具,随时记下头脑里出现的灵感,累积下来,在需要时用到它们,并发挥极致,是一种很有益身心的习惯!

灵感不是需要时就会有,所以,一定要记录下来!

22. 多加思考

知识型工作的技巧:一定约束自己养成习惯,工作就会越来越明确,效率也会随之大幅提高。

高效的思考好过蛮力的艰苦工作!

  1. 确定如何处理自己的事务和随后要采取的行动。
  2. 写下所有的目标和行动。即使不一定马上行动,也不要将其存到大脑里。
  3. 行动提示。将之放到自己适时能看到的地方,这样,所有相应的事就容易得到推进。

23. 思考有度

有些人觉得我的各种任务清单实属累赘,这样的人一般都有许多连看都不愿看的工作。结果他们越是抗拒,越摆脱不了那些事。

列好清单,促进实现下一步行动。无清单单纯依靠大脑,会忘而且拖延!

思考是行动的前奏,但是不能代替行动。

24. 效率是改善工作的唯一机会

现在在做什么,始终关注自己当下的状态,这就是做事的最佳方式。

越关注外部的客观世界,就越发感觉自己在努力逃避这个物质世界的折磨,精神方面越集中精力,对物质世界的依赖越小,在物质世界的工作效率似乎就越高。

真正按照目标办事,而不是仅仅拥有目标。

25. 关注一件事才能“全神贯注”

无论何时,专心致志的处理手头的事情都是高效的标志。

如果投入全部精力去处理,确定无疑最关键的事情,那么你很容易就能做到专心致志。如果你对自己确定的目标非常执着,那么没有任何事情能够把你的注意力从最重要的事情转移开来。

任何事,确定去做,都是当下最重要的事,都需要全力以赴!

26. 未来目标的价值,在于它当前培育的变化

未来的愿景让你可以立刻去改善目前的状况,它会改变你的视角和行为方式,而且有立竿见影的效果。它会影响你当前决定去观察、感受和完成的事情。

做小事时心中必须想着大事,这样所有小时才能朝着正确的方向发展!

假设5年之后你取得了今年的成功,那会是什么感觉?你将如何看待周围的世界,现在就试试看。认真思考这个问题!

PART 03 建立有效的制约机制

27. 稳定带来创造力

想获得自由?请努力做到组织有序。想做到组织有序?请努力发挥你的想象力。

28. 形式与功能必须符合效率最高的原则

工作篮

项目和可能要做的工作清单

后续行动清单

29. 优化系统,放飞思想

持续低效地关注各种不得不处理的琐碎事务消耗了我们绝大多数的时间和精力。

好记性不如烂笔头。

定期做常规的检查和及时的更新,优化办事方法,有助于效率提升。

每周回顾!每周回顾!每周回顾!

30. 反应能力提升生存能力

清除旧思想,才会有新思想新创意出现。

提升对陌生环境的适应能力,避免生活和工作对自己的困扰。

31. 系统的强弱取决于最薄弱的环节

提高个人的交流方式和沟通能力,高效的沟通有利于团队的整体效率。

建议团队建立即时反应机制,团队内榜样的力量会带动团队的其他成员更加积极合作。

32. 系统的效率与你的感知度成反比

33. 功能取决于形式

34. 目标明确才能赢得胜利

35. 多人负责等于无人负责

36. 确定原则,而不是监管制度

37. 利用大脑来思考工作,而不是单纯关注工作

38. 思考的价值超乎想象

39. 资源越是有限,规划越有必要

PART 04 放松自我,开始工作

第40 章 对自己做的事情承担起责任

第41 章 过度控制等于失去控制

第42 章 进展越好,状态越好

第43 章 相信自己的行动选择,需要多层面的自我管理

第44 章 你的力量取决于你的放松能力

第45 章 预料之内的意外算不上意外

第46 章 目光越长远,进展越顺畅

第47 章 放慢速度以提升速度

第48 章 你没有时间做任何项目

第49 章 坚持做好小事,就能产生重大影响

第50 章 亲力亲为才能了解事物

第51 章 动中求变更容易

第52 章 最伟大的成功源自最惨重的失败

PART 05 注意基本要素

工作流程的5 个阶段

处理与组织整理流程图

自然式计划模式

每周回顾指南

搞定 三

第11章  紧急问题:下一步行动

1.范围:紧急层面的问题:你要做什么?  它指你能采取的一切具体可见的行动(待办事项)

2.具体行动:(1)Do:马上执行(2)Delegate:交给别人执行(3)Delay:暂时搁置提醒,及时追踪查看。

3.事务分类:

(1)日程表事务清单(确定日期和时间的活动)

(2)情境事务清单(电话清单,电脑清单,办公室清单,家清单,外出事宜清单,不受情景限制的事务清单,议事日程清单(面谈或者开会等))

4.闲暇时间,随时查看行动清单

5.紧急事项与优先级 

如果你可以具体执行的行动清单相当详尽,你 在做某件事时,感觉就会好得多。

告诉自己哪几件事是必须要做,并确定优先完成次序

全情投入:你已经尽力,在可选范围内作出了最明智的选择。

6.行动是前线

是否就具体的“下一步行动”达成了共识,并对执行人和执行时间非常明确。

第12章  1万英尺:项目

1. 范围:在项目高度,基本问题很简单:我要完成什么?

项目的本质是小目标,完成后可以勾掉。即便是大任务,也应该至少每周回顾一次。

2.典型格式。 这个层面往往要求建立所有待完成项目的总索引。把制定和保存项目计划和辅助材料的工具收集起来。专门抽时间回顾这个层面的内容。

3.每周回顾:每周抽出1到2小时,全面了解项目的进展状况,在项目结束一周时作总结。

3.列好项目清单,把任务妥善归置,轮流执行,一次处理一项。

第13章  2万英尺:责任范围

范围:到了2万英尺的高度。你要扪心自问的,相关问题是:你需要维持什么?

2万英尺视角的范例。把自己的兴趣和活动,分成7到10类,分别包括情感生活、家务活、子女教育、财务、自我表达,事业、服务和健康等方面。

你做的每件事,你的每个行动。都反映了你决心承担责任,把工作生活以及对兴趣爱好的追求维持在一定的水平,要想找到你的关注范围内的相关类别,一个简单的办法,你认真的罗列出自己做的每件事,然后扪心自问,我为什么做这件事?它反映了什么兴趣?属于哪个职责范围?

典型格式:把关注范围做成核查清单十分有益。p269

2.每个月看一遍提纲挈领的核查清单,或者在自己觉得必须要加强平衡的时候进行调整。

3.2万英尺只是充当意识的闹钟,我们应该去做自己想做的事情,比如多读书多锻炼,多关爱亲人,多参加公益慈善活动。自觉的关心,健康饮食和健身。

第14章  3万英尺:目标

1.范围:我想完成什么?自己只需每个月,每个季度评估一次的事情。是指你今后一两年内必须完成的事,迫切希望取得的成绩。标也是在完成后可以勾掉的结果。

2.每年思考一次年度或长远目标,每年做一次总结,总结过去一年内完成的工作和做过有意义的事,再列一张清单确定下一年的目标。每隔一两年做一次评估。

书面目标也是重点突出。

关注引起你注意的事情。

第15章      4万英尺:愿景

1.范围:4万英尺层面的基本问题是长远的成功是什么样?他看起来,听上去和感觉如何?愿景是把目光放在横跨多个时间段,具有长期和短期影响的问题。

愿景:长远目标(超过两年)

比如可以考虑自己从今天起再过五年希望自己在干什么。

2.愿景:给自己描绘理想图景,构想未来。

3.现在就是未来。目标和愿景的真正奥秘,不在于它描绘的未来而在于他们对现状的改变。

短期目标转化为可执行的项目,再由项目转化成下一步行动。

第16章    5万英尺:宗旨和原则

1.宗旨:搞清楚为什么去做。指一个项目,一种行动或努力的最终目的,宗旨可以看作是结果的动力来源。

2.格式:我们做…是为了…,我们共同努力是为了…

3.只是你判断一件事是否重要评价评价自己是否成功的终极标准。在自己犹豫不前或缺少动力时,可以问问自己为什么要这么做

4.原则:为人处事的核心价值观

5.典型格式:

(1)在我们的日常交往中,我们最看重的是…

(2)我想告诉你,我的办事原则是…

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