第九部分 项目沟通管理

项目沟通是规划过程的产物,沟通管理计划定义了收集、产生、传播、存储、检索、管理、跟踪和处理沟通的产物。最终沟通策略和项目沟通形成了控制有效沟通的基础。

目录

一 沟通基本概念

二 过程目的

三 规划沟通管理

四 管理沟通

五 监督沟通

六 知识领域概要

附录

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一 沟通基本概念

1. 项目沟通管理

执行用于交换信息的各种活动,来确保项目及其相关方的需求得以满足的各个过程。沟通可以为完成项目或项目集建立必要的关系。

2. 核心概念

沟通是指有意无意的信息交换,交换的信息可以是想法指示或情绪。

项目沟通管理构成

  • 制定策略,确保沟通对相关方行之有效
  • 执行必要活动,以落实沟通策略

3. 信息交换的方法

书面形式 

口头形式

正式或非正式形式

手势动作

媒体形式

遣词造句(表达一种想法的词句往往不止一个,各词语之间存在细微差异)

4. 沟通维度分类

内部与外部

正式与非正式

层级沟通(向上,向下,横向)

官方沟通与非官方沟通

书面沟通与口头沟通

语言和非语言

5. 书面沟通中的5C原则

正确的语法和拼写

简洁的表述和无多余字

清晰的目的和表述(适合读者需要)

连贯的思维逻辑(写作思路连贯)

受控的语句和想法承接(使用图表或小结来控制语句和想法的承接)

应用书面沟通的5C原则,可以减轻但无法消除理解错误。

6. 沟通技巧

积极倾听

理解文化和个人差异

识别、设定并管理相关方期望

强化技能:强化开发团队采取以下行动

  • 说服个人团队或组织采取行动
  • 激励或鼓励人们,或帮助人们重塑自信
  • 指导人们改进绩效和取得期望结果
  • 通过磋商达成共识以及减轻审批或决策延误。
  • 解决冲突防止破坏性影响

7. 有效的沟通

以正确的形式在正确的时间把信息提供给正确的受众,并且使信息产生正确的影响,而有效率的沟通是指只提供所需要的信息。

目的明确、监督衡量沟通效果、激励、共识、了解相关方沟通偏好和需求。

二 过程目的

 

1. 项目沟通管理的过程包括

规划沟通管理:规划过程组——根据对信息的沟通需求,定义沟通方法和计划;

管理沟通:执行过程组——生成/手机/分发/储存/检索/处置项目信息;

监督沟通:监控过程组——对沟通进行监督和控制,满足干系人对信息的需求;

三 规划沟通管理

1. 规划沟通管理

根据干系人的信息需要和要求及组织的可用资产情况,制定合适的项目沟通方式和计划的过程。沟通活动所需要的资源:时间和预算。

2. 主要作用

识别和记录与干系人的最有效率且最有效果的沟通方式。在整个项目期间,定期审查出自规划管理过程的成果,以确保其持续适用。

3. 规划沟通管理的输入和输出

4. 规划沟通管理过程和什么因素密切相关

与事业环境因素密切相关。因为组织结构对项目的沟通需求有重大影响。

5. 沟通需求分析

通过该分析,确定项目干系人的信息需求,包括所需信息的类型和格式,以及信息对干系人的价值。项目资源只能用来沟通有利于项目沟通的信息,或者那些因缺乏沟通会造成失败的信息。

在规划项目沟通中,需要做的一件重要的工作就是确定和限制谁应该与谁沟通,以及谁将接受何种信息。

6. 沟通需求信息

组织结构图

项目组织与干系人之间的责任关系

项目所涉及的学科,部门和专业

有多少人在什么地点参与项目

内部信息需要

外部信息需要

法律要求

......

7. 影响沟通技术选择的因素

信息需求的紧迫性

技术的可用性

易用性(适合项目参加者)

项目环境(沟通的环境因素)

信息的敏感性和保密性

8. 沟通模型

定义:用于促进沟通和信息交换的沟通模型,可能因不同项目而异,也可能因同一项目的不同阶段而异;

步骤:编码(发送方把思想观点转化为语言)》》传递信息》》解码(接收方)》》确认信息(告知发送方已经收到信息)+ 反馈信息;

媒介和噪声:媒介是指技术媒介,包括沟通模式,而噪声则是可能干扰或阻碍信息传递的任何因素。

 

9. 沟通方法

沟通方法可以使用多种沟通方法在项目干系人之间共享信息。确保已创建并发布的信息能够被接受和理解,从而可以对该信息进行回应和反馈。

分类:

  • 互动沟通:在两方或多方之间进行的实时多向信息交换。它使用诸如会议、电话、即时信息、社交媒体和视频会议等沟通工件。注:互动沟通一般都是开会,强调有统一决策

  • 推式沟通:向需要接收信息的特定接收方发送或发布信息。这种方法可以确保信息的发送,但不能确保信息送达目标受众或目标受众理解。在推式沟通中,可以采用的沟通工件包括信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、博客、新闻稿。注:推式沟通通常用于通知,只强调过程不强调结果

  • 拉式沟通:适用于大量复杂信息大量信息受众的情况。它要求接收方在遵守有关安全规定的前提之下自行访问相关内容。这种方法包括门户网站、企业内网、电子在线课程、经验教训数据库或知识库。注:拉式沟通通常是接收方主动,强调信息量大和受众多时使用

应该基于沟通需求,成本和时间限制,相关工具和资源可用性,资源的熟悉程度等因素来选择沟通方法。

四 管理沟通

1. 管理沟通

根据沟通管理计划,生成,收集,分发,储存,检索及最终处置项目信息的过程。它的作用是促进项目干系人之间实现有效率且有效果的沟通。

2. 输入和输出

3. 报告绩效

报告绩效包括状态报告,进展测量结果和预测结果。应该定期收集基准数据和实际数据,进行对比分析,以便了解和沟通项目进展与绩效,并对项目结果做出预测。

绩效报告需要向每位受众适度地提供信息,状态报告可繁可简。

较为详尽的绩效报告包括的信息

  • 对过去绩效的分析
  • 项目预测分析(时间和成本)
  • 风险和问题的当前状态
  • 本报告期完成的工作
  • 下个报告期要完成的工作
  • 本报告期被批准的变更汇总
  • 需要审查和讨论的其他相关信息

五 监督沟通

1. 监督沟通

在整个项目周期中对沟通进行监督和控制的过程,以确保满足项目干系人对信息的需求。它的作用是随时确保所有沟通参与者之间的信息流动的最优化。

控制沟通过程可能引发重新开展规划沟通管理和管理沟通过程。这种重复体现了项目沟通管理各过程的持续性质。

2. 目的

应该仔细评估和控制项目沟通的影响的反映,以确保在正确的时间把正确的信息传递给正确的受众。

3. 输入输出

项目沟通:在控制沟通过程中,需要开展活动,来监督沟通情况,采取相应行动,并向干系人通知相关情况。项目沟通的内容包括:可交付成果状态,进度进展情况,已发生的成本。

变更请求:控制沟通过程经常导致需要进行调整,采取行动和开展干预。因此就会生成变更请求这个输出。

六 知识领域概要

1. 沟通管理三字言

  • 营信任、能胜任、用技巧、选方法;

附录

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